Personvernerklæring for Norsk Lokomotivmannsforbund

Oppdatert 20.01.2023

Innledning

Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om hvordan Norsk Lokomotivmannsforbund behandler personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personvernerklæringen dekker behandlinger av personopplysninger om medlemmer og besøkende på våre nettsider. NLF behandler personopplysninger i tråd med personvernforordningen og EUs forordning 2016/679 – General Data Protection Regulation (GDPR), personopplysningsloven og andre relevante bestemmelser og avtaler.

Personopplysninger Norsk Lokomotivmannsforbund behandler

Medlemsregistrering

Brukere som klikker på linkene «Medlem > Medlemsregistrering» blir koblet bort fra forbundets nettsted til et eget nettsted hos forbundets leverandør av medlemssystem, Compendia, som har ansvaret for alle opplysninger de henter inn. Ingenting av dette lagres på forbundets eget nettsted.

Norsk Lokomotivmannsforbund lagrer og bruker opplysninger om hvem som er, eller har vært medlem. Vi registrerer opplysninger for å kunne gi medlemmene best mulig bistand, enkel innbetaling av medlemskontingent og for å kunne gi informasjon om fordelene som følger av medlemskapet.

Medlemmene registrerer selv sine personopplysninger. Samtykke til registrering av personopplysninger for nye medlemmer innhentes ved innmelding. Samtykke kan trekkes tilbake, men allerede registrerte opplysninger blir forsvarlig tatt vare på. Dette er nødvendig for å kunne bidra i eventuelle framtidige saker og for å sikre forbundet et komplett historisk arkiv.

Vi har registret følgende opplysninger om medlemmene:

  • Navn og kontaktinformasjon
  • Personnummer eller D-nummer
  • Data og historikk om medlemskapet
  • Aktive og historiske arbeidsforhold
  • Aktive og historiske tillitsverv
  • Ansiennitetstid som lokomotivfører
  • Yrkesstatus: student/yrkesaktiv/arbeidsledig/ufør/pensjonist
  • Kjønn

Nettstedet lokmann.no

Det samles ikke inn og/eller oppbevare opplysninger som kan identifisere deg direkte eller indirekte uten ditt samtykke. Det vil ikke overlates eller selges personopplysninger til noen andre. NLF vil heller aldri gi noen tilgang til områder hvor det måtte finnes opplysninger om medlemmer utover det som er høyst nødvendig for å drifte og vedlikeholde våre tjenester.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen når en laster ned en nettside. Nettstedet bruker noen helt få anonymiserte informasjonskapsler for å kunne gi deg god funksjonalitet på nettsiden, f.eks. for å huske om du har valgt å skjule beskjeden om vår personvernpolicy. Ingen av disse programmene registrerer eller lagrer noen form for informasjon om brukeren som person. Alle informasjonskapsler kan en selv fjerne i egen nettleser. En kan også hindre at slike informasjonskapsler blir lagret:

> Internet Explorer
> Edge
> Chrome
> Firefox
> Safari
> iPhone/iPad/iPod

Nettstedet bruker også såkalt sesjonsbasert informasjonskapsler som bare lagres i arbeidsminnet på datamaskinen (RAM), og varer bare så lenge som nettleserøkten er i bruk. Disse informasjonskapslene benyttes for å forenkle manøvreringen rundt på nettstedet, f.eks. ved å huske forrige side en var inne på slik at en kan gå tilbake dit på en enkel måte. Når en stenger alle åpne nettleservinduer, eller slår maskinen helt av, vil den sesjonsbaserte informasjonskapselen bli borte for alltid.

Google Analytics

Nettstedet benytter en egen informasjonskapsel for å samle inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på nettstedet ved hjelp av Google Analytics.

Formålet med dette er å utarbeide statistikk som nettstedet bruker for å forbedre og videreutvikle tilbudet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvor brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at en ikke kan spore opplysningene som samles inn tilbake til den enkelte bruker. Opplysningene behandles på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og behandles ikke individuelt.

Sosiale medier

Nettstedet har installert delingsknapper for å gjøre det enklere å dele innhold på nettstedet på sosiale medier som f.eks. Facebook og Twitter. Hvis en bruker deleknapper og samtidig er logget inn på et eller flere sosiale medier, vil disse mediene kunne registrere at en har vært inne på vårt nettsted og bruke denne informasjonen til å tilpasse sitt innhold utfra det de antar en dermed er interessert i.

På dette nettstedet legges det inn informasjonskapsel for «Facebook Social Plugins». Her kan en lese detaljert informasjon om Facebooks informasjonskapsel.

På dette nettstedet legges det inn informasjonskapsel for «Facebook for Developers». Her kan en lese detaljert informasjon om Facebooks informasjonskapsel.

Våre behandlinger

  • Medlemsadministrasjon, inkludert kontingenttrekk fra arbeidsgiver.
  • Forhandlinger om og andre aktiviteter knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, inkludert administrasjon av uravstemninger.
  • Administrasjon av streik og andre konflikter i arbeidslivet.
  • Håndtering av søknader om kursstøtte.
  • Administrasjon av fysiske og digitale kurs og konferanser
  • Administrasjon av fordelsprogrammet LO-favør.
  • Utsending av brev, e-poster, medlemsblad og annen kommunikasjon
  • Statistikk og analyser på medlemsmassen
  • Tillitsvalgte som bistår medlemmene i saker som angår medlemmets arbeidsforhold kan fritt forhøre seg om problemstillinger, for eksempel i forbundet, om aktuelle saker, så lenge tillitsvalgte ikke utleverer personopplysninger. Når medlemmet ønsker bistand i en sak, må tillitsvalgte sørge for fullmakt for å opptre på vegne av medlemmet, men mindre medlemmet selv deltar i behandlingen. Fullmakt anses som innhentet når medlemmet henvender seg til tillitsvalgt via epost/sms/eventuelt muntlig og ber om bistand.

NLF gjennomfører en rekke aktiviteter som innebærer behandling av personopplysninger. 

Behandlingsansvar

NLF er et forbund som består av flere lokale fagforeninger. Ansvaret for behandling av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen ligger hos NLF sentralt og de lokale fagforeningene/klubbene. NLF sentralt er behandlingsansvarlig for personopplysninger hos NLF sentralt og øvrige sentrale organisasjonsledd. De lokale fagforeningene/klubbene har ansvar for behandling av personopplysninger som kun skjer lokalt og som NLF sentralt ikke råder over. NLF og fagforeningene/klubbene har delt behandlingsansvar for personopplysninger som NLF og fagforeningene/klubbene forvalter i fellesskap.

Deling av personopplysninger

Opplysningene om medlemmene brukes administrativt og i forbindelse med saksbehandling. NLF utleverer ikke opplysninger til andre, men følgende unntak:

  • Samarbeidspartnere innen fagbevegelsen, LO sentralt, LO-Stat og LO-favør som yter medlemsfordeler får utlevert nødvendige opplysninger for innfrielse av aktuelt formål. 
  • LO-favør 

Fordelsprogrammet LO-favør er en del av medlemskapet ditt i NLF og eies av LO og alle LO-forbundene. Fordelsprogrammet driftes gjennom selskapet LO-favør AS. Når LO-favør AS behandler personopplysninger om medlemmer, er LO-favør AS databehandler for NLF.

For en fullstendig oversikt over LO-favørs behandling av personopplysninger, kan en lese mer på LO-favørs egen personvernerklæring https://www.lofavor.no/personvernerklaring

LO-favør vil bruke kontaktopplysninger til å gi informasjon om LO-favør-programmet. Ved innmelding i forbundet kan en bli kontaktet per telefon med informasjon om fordeler en har gjennom medlemskapet. 

LO-favør vil gi en individuell oversikt på LO-favørs digitale kanaler (Min Side på web og LO-favør-appen) over alle fordeler en har benyttet seg av og alle fordeler en har rett til å få, men foreløpig ikke har benyttet. 

Deling av opplysninger om fagforeningsmedlemskap 

Opplysning om et medlem i et LO-forbund er en personopplysning som er underlagt spesielt strenge regler. For å gi medlemmene LO-favør-fordeler er det nødvendig å dele denne opplysningen med fordelsleverandørene. Denne delingen vil bare skjer dersom en har gitt samtykke til deling.

Help advokatforsikring er en del av LO-favør

  • Norsk Lokomotivmannsforbund har en egen bank og forsikringsavtale med Jernbanepersonalets Bank og Forsikring, som får tilgang på personopplysninger i forbindelse med medlemsfordeler innen bank og forsikringstjenester
  • Samarbeidspartnere innen kurs og opplæring (LO-stat og AOF) får opplysninger om medlemskap og eventuelle verv i NLF, for å kunne administrere og gjennomføre avtalte kurs
  • NLF innhenter opplysninger om allergier/intoleranser i forbindelse med påmelding til kurs og konferanser som blir formidlet anonymt til hoteller/spisesteder. Deltagelse på NLFs faglige kurs blir kunngjort i NLFs beretning.
  • Andre LO-forbund får informasjon i forbindelse med at medlemmet flytter medlemskap til et annet forbund.
  • Kai Hansen Trykkeri får utlevert navn og adresseopplysninger i forbindelse med forsendelse av Lokomotivmands Tidende.
  • Skattemyndighetene får på forespørsel, informasjon om fradragsberettiget medlemskontingent for direktebetalende medlemmer.
  • Tillitsvalgte og ansatte i NLF sentralt, samt dedikerte tillitsvalgte i den enkelte lokale fagforening og klubb har tilgang, via to-trinns autentisering, til å logge seg inn på NLFs medlemsregister. Tillitsvalgte har tilgang til å ajourføre opplysninger om egne medlemmer. Endringer må godkjennes av NLF sentralt. Alle tilgangsinnlogginger, inkludert registrering og endring av, personopplysninger om medlemmer logges. 
  • I konkrete saker hvor medlemmer ønsker bistand, kan vi involvere og gi opplysninger til personer som har fått fullmakt fra medlemmet til å representere den det gjelder.
  • NLF deler tillitsvalgtes kontaktopplysninger på hjemmesiden og på forespørsel.

Følgende virksomheter behandler personopplysninger på vegne av NLF:

DatabehandlerePersonopplysningerBehandlinger/formål
Compendia Medlemmenes personnummer/D-nummer, navn, kontaktopplysninger,historikk over medlemskapet,aktive og historiske arbeidsforhold,aktive og historiske tillitsverv,ansiennitetstid som lokomotivfører,registrering av yrkesstatus: student/yrkesaktiv/arbeidsledig/ uføre/pensjonist, kjønnNLFs medlemssystem/registerBrukes til fastsettelse av riktig kontingent,fordeling av medlemskontingent mellom foreninger/forbund, uravstemninger,innkreving av ekstrakontingent ved streik,utsendelse av relevant informasjon,questanalyser
LO Favør AS/HelpMedlemmets navn, epost, personnummer og medlemsnummerUtsendelse av medlemskort, informasjon om medlemsfordeler og tilgang til LO-favørs fordelsprogram.
LOs Juridiske avdelingPersonopplysninger, i henhold til fullmakt, i tilfeller hvor det oppstår en tvistJuridisk bistand til medlemmer (enkelttilfeller).
LO/LO statMedlemmets navn og arbeidsgiver i forbindelse med varslet streik og bekreftelse på medlemskap. Opplysninger om evt. verv i forbindelse med kurs.Administrering av streik/kurs
LO-Media Tillitsvalgtes kontaktopplysningerUtsendelse av LO-aktuelt
AOFTillitsvalgtes kontaktopplysningerAdministrering av kurs
Jernbanepersonalets Bank og ForsikringMedlemmets kontaktinformasjon: navn, mobilnummer, adresse, epost, personnummer og medlemsnummer Medlemsfordeler i forbindelse med forsikringer og lån. Administrative oppgaver knyttet til behandling av forsikringer og skademeldinger
Kai Hansen TrykkeriMedlemmets navn og postadresse og medlemsnummerUtsending av Lokomotivmands Tidende
Øvrige virksomheter (I noen tilfeller deles informasjon fra medlemsregistret med noen andre).
Virksomheter som trekker kontingent for NLFs medlemmerNavn/fødselsnummer/ansiennitetKontingenttrekk
SkatteetatenPersonnummer, kontaktopplysninger og eventuelle vervFagforeningskontingent er fradragsberettiget, post 3.2.11 i skattemeldingenGodtgjørelse for verv og møter utover en viss sum er trekkpliktig.
Arbeiderbevegelsens arkiv Navn på sentrale tillitsvalgteInnsamling av bevaringsverdige opplysninger knyttet til forbundet/fagbevegelsen

Lagringstid og sletting

Ved utmelding kan en kreve sletting av opplysninger som mangler behandlingsgrunnlag. NLF vil likevel beholde opplysninger NLF er lovpålagt å beholde, for eksempel i henhold til bokføringsloven, samt opplysninger vi er pålagt å oppbevare av historiske grunner. Personopplysninger kan i noen tilfeller bli overlevert til Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek og arkivert på ubestemt tid.

Medlemmets rettigheter

Medlemmer har innsynsrett til egne opplysninger og kan se sin egen registering ved å gå inn på: https://www.lokmann.no/medlem/registrering/

Medlemmene har rett til å kreve retting av opplysninger som måtte være feil og sletting av opplysninger som mangler behandlingsgrunnlag.

NLF er ikke bare er underlagt personvernreglene, men også andre lover og regler. Lovpålagte plikter medfører at vi må beholde noen opplysninger, eksempelvis av regnskapsmessige og historiske hensyn.

Kontakt oss

NLFs behandlingsansvarlig for personvern er forbundsleder. Kontakt: nlf@lokmann.no

Medlemmer kan klage til datatilsynet hvis en er uenig i NLFs måte å behandle personopplysninger på.

Informasjon finnes på Datatilsynets hjemmesider: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/personvernombud/